9 fonctionnalités qui vont vous faire aimer Backyou, le logiciel de gestion des groupes et séminaires

Dans le monde d’aujourd’hui, où tout va très vite, rester organisé peut sembler un défi monumental en tant qu’hôtelier. Heureusement, la technologie est venue à notre secours, offrant une large gamme de solutions logicielles pour aider à rationaliser notre vie quotidienne.

Le logiciel Backyou est l’un de ces outils puissants qui va vous faire gagner beaucoup de temps. Si vous ne connaissez pas ce logiciel de gestion des groupes et séminaires qui change la donne, n’ayez crainte ! Dans cet article, nous allons vous montrer 9 fonctionnalités qui vont vous faire aimer Backyou.

Fonctionnalité n°1 : Propositions commerciales sur mesure en 1 clic

Backyou va vous faire gagner énormément de temps avec la possibilité de créer et d’envoyer en un temps record des devis même les plus complexes. Grâce à un outil avancé, personnalisez facilement vos modèles de propositions commerciales online et PDF pour refléter parfaitement l’identité de votre établissement. Créez également rapidement des packages personnalisés.

Simplifiez votre processus de création de devis et améliorez votre réactivité commerciale grâce à Backyou, optimisant ainsi la gestion des groupes et séminaires avec un maximum d’efficacité.

Fonctionnalité n°2 : Contrats et factures automatisés

Avec Backyou, la gestion des contrats et des factures devient un processus plus fluide. Profitez de la génération automatique de la proforma et du contrat, vous permettant de consacrer plus de temps à d’autres aspects cruciaux de votre activité.

De plus, Backyou offre une mise à jour automatique des documents, garantissant que toutes les modifications apportées au contrat sont immédiatement reflétées dans la proforma et vice versa. Cette synchronisation automatique non seulement accélère le cycle de travail, mais assure également une précision maximale dans la gestion des documents financiers.

Fonctionnalité n°3 : Formulaire de demande depuis votre site

Facilitez l’interaction entre vos clients potentiels et votre établissement grâce aux formulaires de demande optimisés. Le formulaire de demande est conçu pour capturer de manière complète les besoins groupes & séminaires du client.

Vous avez la possibilité de personnaliser totalement le formulaire, tant au niveau du contenu que de la charte graphique, permettant une intégration harmonieuse avec l’esthétique de votre site. Cette personnalisation renforce la présence de votre marque et offre une expérience utilisateur cohérente.

Fonctionnalité n°4 : Fiches de fonction intelligentes

Avec les fiches de fonction intelligentes de Backyou, la gestion des groupes et séminaires atteint un nouveau niveau d’efficacité. Les fiches de fonctions auto-générées vont vous faire gagner beaucoup de temps.

Le partage de ces fiches est digitalisé et optimisé, permettant une collaboration fluide avec vos équipes. Backyou facilite également le suivi automatique des modifications, garantissant que les mises à jour sont enregistrées et accessibles en temps réel. Ces fonctionnalités intelligentes accélèrent le processus de communication et assurent une coordination sans faille.

Fonctionnalité n°5 : Fonctionnalités CRM

Les fonctionnalités CRM de Backyou offrent un suivi optimisé des performances clients, entreprises et agences. Le tableau de bord des tâches et des activités commerciales permet une vue complète des engagements passés, en cours et à venir. Le pipeline de vos dossiers permet également une visualisation claire de l’avancement de chaque projet, facilitant la planification et la prise de décision.

Ces fonctionnalités CRM permettent à Backyou de vous offrir des outils puissants pour optimiser votre gestion des groupes et séminaires.

Fonctionnalité n°6 : Connectivités PMS

Quoi de mieux que d’utiliser un logiciel qui complète mais surtout se connecte aux autres ? Grâce aux différentes connectivités PMS de Backyou, accédez en temps réel à vos disponibilités et tarifs, vous garantissant ainsi une prise de décision rapide et informée.

Envoyez en un clic vos options et vos réservations directement sur le PMS, simplifiant ainsi le processus de gestion des réservations. Synchronisez également tous vos revenus depuis Backyou, englobant les chambres, les salles de séminaire et les services de restauration.

Fonctionnalité n°7 : Centrale de vos dossiers groupe & séminaire

Avec Backyou, adieu aux documents éparpillés, aux chaînes infinies d’e-mails et aux feuilles de calcul interminables. Ce logiciel offre une plateforme où tous vos dossiers de groupe sont centralisés ainsi que toutes les informations liées.

Pour les chaînes hôtelières, distribuez et pilotez les demandes dans votre portefeuille d’établissements et bénéficiez d’une vision centrale sur l’activité de tous vos établissements. Vous pourrez ainsi développer la collaboration entre le siège et les établissements.

Backyou, vous permet de rationaliser votre flux de travail et augmentez votre productivité en accédant sans effort à toutes les données de vos dossiers en quelques clics.

Fonctionnalité n°8 : Tableaux de bord de statistiques de vos activités

Les tableaux de bord de statistiques sont des outils puissants pour optimiser la gestion des groupes et séminaires. Avec Backyou, consultez en temps réel vos performances. Suivez efficacement des KPIs par établissement, client ou commercial, vous permettant d’identifier les tendances et d’ajuster votre stratégie en conséquence.

Backyou va au-delà de la simple observation en offrant la possibilité d’exporter et de personnaliser vos statistiques. Gagnez en clarté et prenez des décisions éclairées en un coup d’œil.

Fonctionnalité n°9 : Suivi et rappels des paiements

L’outil Backyou permet une relance automatique des paiements, garantissant une gestion proactive des délais et une optimisation des flux financiers. La réconciliation automatique des paiements, y compris ceux effectués par virement, simplifie considérablement la tâche fastidieuse de vérification manuelle et minimise les risques d’erreurs humaines.

Le suivi comptable est également simplifié, offrant une vue d’ensemble claire et détaillée de toutes les transactions liées aux groupes et séminaires.

Pour conclure sur les fonctionnalités de Backyou

Les neuf fonctionnalités évoquées dans cet article démontrent la polyvalence et l’efficacité de ce logiciel. De la génération automatisée de contrats et factures aux formulaires de demande personnalisables, en passant par les tableaux de bord CRM et les suivis automatisés des paiements, Backyou offre une panoplie d’outils intelligents qui facilitent chaque aspect de la gestion des groupes & séminaires.

Que vous soyez un hôtel séminaire, un groupe hôtelier, une auberge de jeunesse ou un établissement indépendant, Backyou s’adapte à vos besoins spécifiques. Pour découvrir par vous-même comment Backyou peut transformer votre manière de gérer les groupes et séminaires, nous vous invitons à demander une démo gratuite.